Brightpoint Fund Services GmbH

Office Management und Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

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Hamburg
Feste Anstellung
Vollzeit

Die Brightpoint Gruppe ist ein innovatives, schnell wachsendes Unternehmen und bietet als internationaler Finanzdienstleister individuelle Lösungen im Bereich der alternativen Investments. Zu unseren Leistungen gehören Beratung und Management Services für Investment- und Fonds-Manager sowie die Bereitstellung der passenden Investitionsinfrastruktur für unsere diversen Corporate Clients, Banken und Family Offices. Derzeit betreuen rund 30 Mitarbeiter an den Standorten Hamburg, Berlin und Luxemburg insgesamt mehr als 3 Milliarden Euro Vermögen und 80 Fondsgesellschaften.


Unsere Unternehmenskultur ist geprägt durch Zusammenarbeit in einem Team von Spezialisten mit einem gesamtheitlichen und proaktiven Blick auf die Bedürfnisse unserer Kunden sowie der kontinuierlichen Prozessoptimierung in unserer täglichen Arbeit. In unserer flachen Hierarchie haben Sie exzellente Möglichkeiten, Ihre Ideen und Erfahrungen in unser dynamisches Team einzubringen.

Ihre Aufgaben bei uns:

  • Verantwortlich für das Office Managements einschließlich Empfang und Telefon-zentrale, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, Verwaltung der Mailpostfächer, Bestellungen und Inventarverwaltung sowie Vertragsmanagement bei Dienstleistern
  • Unterstützung des gesamten Teams sowie Assistenz der Geschäftsleitung, z.B. bei Präsentationen und Korrespondenz, Führung des Teamkalenders, Einhaltung von Deadlines und Bearbeitung von administrativen Themen aus der Fondsadministration und der Buchhaltung einschließlich Terminkoordinierung und Reiseplanung.
  • Erster Ansprechpartner für unsere Kunden, Kollegen und Dienstleister
  • Verantwortlich für das Erscheinungsbild des Büros, insbesondere Eingangs- und Rezeptionsbereiches, Konferenzräume und andere öffentliche Bereiche
  • Organisation von in - und externen Meetings und Veranstaltungen
  • Nachhaltige Steuerung des externen IT-Dienstleisters einschließlich der entsprechenden Kommunikation nach innen und außen sowie Terminverfolgung
  • Betreuung von Datenräumen für Investoren und Nachhalten von Zeichnungs-dokumenten in Absprache mit dem Team

Das bringen Sie dafür mit:

  • Kaufmännische Berufsausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium (m/w/d) in Bereichen mit Kunden- Dienstleistungs- und Serviceorientierung, idealerweise im Bereich Hotelgewerbe
  • Einschlägige mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Assistenz/ Officemanagement
  • Wir wünschen uns jemanden, der eine herausragende Serviceorientierung mit sehr gutem Prozessmanagement verbindet, dabei freundlich, zuvorkommend und sympathisch unseren internen und externen Kunden begegnet
  • Systematische, strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise
  • Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Organisationstalent und Belastbarkeit
  • Erwartung, dass bei wechselnden Anforderungen und unterschiedlichen Anforderern die Prioritäten im Blick behalten werden
  • Sehr gutes Verständnis der Office IT und der entsprechenden Anwendungen und Hardware
  • Ausgeprägte Kommunikations- und Kontaktstärke
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie versierter Umgang mit MS Office unabdingbar

Wir bieten Ihnen:

Ein dynamisches Arbeitsumfeld mitten in der Stadt in einem engagierten Team netter Kollegen sowie abwechslungsreiche und spannende Aufgaben mit viel eigenem Gestaltungsspielraum. Unsere Arbeitskultur ist geprägt durch hohe Kundenorientierung, kurze Entscheidungswege mit flachen Hierarchien und Freiräume für eigene Ideen. Persönliche Weiterentwicklung entlang der Entwicklung unseres Geschäfts nehmen einen breiten Raum ein.

Kontakt:

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Brightpoint Fund Services GmbH

Jana Eckloff-Beck
Hohe Bleichen 21
20354 Hamburg

jana@brightpoint-group.com